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OA在企业发展中的八大作用

OA在企业发展中的八大作用          分别从促进团队内部竞争、领导办公与决策、企业工作流程的管理、目标管理和项目管理、企业电子协作环境、实现相关部门信息化、推进企业文 化建设、加快知识型企业转型等方面阐述OA系统的作用。

         随着国内企业经营模式的改变,由计划向市场的转变,由注重生产向提高服务质量和企业管理质量的转变,办公自动化(OA)实现的功能发生了相 应的变化,不仅仅是收发文系统、车辆管理、会议管理等办公室文秘等行政人员常用功能,今天完整的OA系统将真正与企业的生产和经营挂钩,从效率经济达到更好的服务于管理,从而提升 企业的整体市场反应能力。

         下面分别从促进团队内部竞争、领导办公与决策、企业工作流程的管理、目标管理和项目管理、企业电子协作环境、实现相关部门信息化、推进企 业文化建设、加快知识型企业转型等方面阐述OA系统的作用。

         一、 领导办公与决策

         依托OA系统顺畅流转的信息传递,企业领导层得以在第一时间批阅各式文件,调阅最新动态数据(业务报表),监督计划执行、项目进展,并据此下 达决策和指令。

         通常OA系统的建设被认为是不直接产生经济效益的系统,但等到企业其他系统建设已基本结束,突然发觉各级领导的计算机上什么信息都看不到, 领导对企业内运营情况一无所知,唯一获得信息的途径就是开会。于是企业内的各级领导就在马不停蹄穿梭于各种大会小会之间,时间、金钱都浪费在这些会议上了,目的只有一个:就是解 决领导同志的“睁眼瞎”问题。企业不同于行政机关,需要创造经济效益,这种无谓的会议浪费了领导大量的精力,而解决这个问题的途径是建设OA系统,通过该系统的建设将办公信息、公 众信息、业务信息流通到相应的环节,通过OA系统领导可以一改以往的工作的模式??改被动接收信息为主动获得信息,改“救火式”工作模式为“排除隐患”式工作模式。可以说OA系统是连 接其他业务系统的龙头,是提高工作效率、促使企业良性循环的催化剂。

         二、 企业工作流程的管理

         企业的工作能力和工作效率与业务进展紧密相关。管理良好的企业需要有其定义完善的关键业务流程来促使业务条理清晰地进行。

         顾名思义,工作流应该是工作任务在多个人或单位之间的流转。在计算机网络环境下,这种流转实际上将表现为信息或数据在多个人之间的传送。 它所要解决的主要问题是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行,从而实现某个预期的业务目标,或者是促使此目标的实现”。

         利用OA系统中内置的工作流引擎,可根据企业内部管理要求,定义、优化、再造出各种复杂程度不一的流程模块,除公文外,例如向采购、资金申 请、网上报销等等供流转使用,降低企业员工花费在找人签批、审核等上面的时间,可以把更多的精力投入到本职工作,领导可以实时察看流转状态进行监督,很方便的发现工作停滞的环节 。

         三、 目标管理和项目管理

         目标管理是现代企业根据公司的战略规划、组织目标运用系统化的管理方式,把各项管理事物展开为:有主次的、可控的、有效和高效的管理活动 ,激励员工,共同参与,以实现组织和个人目标,努力工作的过程。

         通过OA系统中计划管理功能模块,个人、部门逐日、逐周、逐月向上级管理人员、管理部门逐层汇报工作计划完成情况,并被检查和考评,工作计 划的归档管理便于月末、季度末、年末进行查询和总结。

         大型企业常常面临部门之间的合作及企业中分布式项目团队的交流协作问题。项目团队经常要交换各自的想法并且布置下一阶段的任务。分布式的 团队中的项目管理常会碰到跨部门和跨地区等种种障碍。

         OA系统提供项目协作功能,可随时了解项目进展和各协作部门的进度及状况。项目协作包括:

         -项目相关信息:了解项目背景、大概情况利于尽快切入项目中。

         -项目任务及分解:了解各阶段进展情况,做好分工协作安排。

         -项目信息实时动态:了解项目实施动态,以便采取相应措施。

         四、 企业电子协作环境

         沟通企业领导与员工日常工作的重要环节,但作为大型企业,部门众多、人员众多,分支机构异地办,甚至跨国,日常沟通的难度和成本都是很大 的,有时还存在信息的误传。

         通过网络化的办公方式加强了人与人之间、部门与部门之间,员工与领导之间、分公司与总部之间的沟通,提高了工作效率,保证了及时决策。

         电子邮件、BBS、在线交谈、网络会议等是OA系统中常用的电子沟通手段。

         会议通知、会议纪要、请示报告、工作研讨、情报资料等等都可以通过OA系统进行交流,不仅省却了找人、等人的时间,而且使沟通更及时、更充 分。

         将外地分支机构纳入OA系统中可以有效的降低电话、传真、差旅等方面的费用。

         五、 促进相关部门信息化

         现代应用软件系统越来越走向专业化,软件厂商开发的多是信息化程度要求高的业务部门的应用软件如财务管理软件、人力资源管理软件、客户管 理系统等等并形成体系和市场规模。但对企业的有些部门信息化缺乏相应的专业应用软件来解决繁琐的工作。

         OA系统在信息发布、文档管理、工作流管理这三个方面有独特的优势,利用这些特性可以针对性的开发一些部门的应用软件,提高这些部门的信息 化程度,例如:

         合同管理,将日常合同计算机管理的应用层面由简单的合同登记、打印、存档扩展到合同审批、报表统计生成、分类专门管理、归档设置等各个方 面,突出在实际运作中企业的合同管理中至关重要的方面,涵盖了在合同登记、分级审批、分类整理、报表生成、合同归档等方面的全面管理,将公司合同范围内的各类文件资源、信息资源 、知识资源有效地集中管理起来。

         档案管理,管理企业各职能活动中形成的归档文件,归档的文件按照国家标准GB/T11822-89、GB9705-88等档案管理标准进行类目设置和案卷目录 的编排,允许用户根据具体的情况和上级要求灵活修改类目的设置,自动加顺序号、支持案卷打印,包括案卷目录、卷内目录、备考表、档案借阅管理。

         ISO9000管理,实现文件化的管理,包含有质量手册、程序文件、各种三级文件以及程序执行过程中产生的各种质量记录文档。这些文档内容可进 行分门别类的有效管理,方便归档和查找。

         六、 推进企业文化建设

         通过OA系统,每一个员工可以对公司有全面的了解。公司最近发生的大事、决策层的战略思想、员工的意见、公司的规章制度、刊物等等都可以直 接通报到每一个员工。使员工做到了身在岗位、胸怀全局,大大增强公司的凝聚力。

         另外OA系统为员工积极参与公司的管理开辟了通道,OA系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道,意见箱为使各员工畅 所欲言特别针对敏感性问题设计了匿名功能,管理层通过员工的意见和改进建议,了解员工想法及时解决提出的问题,营造良好的氛围。调动员工关心企业、热爱公司、积极参与公司管理的 积极性。

         七、 加速知识型企业的转型

         OA系统还提供了学习功能和知识共享机制。现代OA系统的核心是知识的管理,目的帮助企业发现现有和潜在的知识,并在恰当的时候将正确的知识 传递出去,使企业员工在实践中学会采用最为合适的行动,避免重复错误和重复劳动。

         文件管理把分散在员工手中,或散落在各处的对企业员工工作有帮助的信息资料、方法和理论知识等分类沉淀在系统中。供企业所有员工共享使用 ,也可设定使用权限。

         培训系统,把培训员工的材料知识、规范制度以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中,供员工以各种形式进行学习和培训。这种培训完全可以不 受时间、空间的限制。

         八、促进团队内步良性竞争

         OA的数据透明可促进团队内部良性竞争,协作型OA多维度的展现员工的工作业绩和效果,图文并茂并且数据共享透明,员工的工作量的高低一目了 然,从而使得每一员工都会与其他员工竞争工作量和工作效果。

         总结:OA系统属于成熟的应用软件,并且客户化灵活,OA项目和企业其他信息化项目相比投资小、实施周期短、风险低,应用效果也是多方面的, 一个更显着的差别是OA项目是一个以人为本的项目,说白了它是一个以管理信息为表现形式实质是管理人力和组织协作模式的一个系统,不同于其他以资金(财务系统)或网络集成为主体的 固定资产化项目,所以要想使OA系统的实施达到预定的效果,一方面要重视推广的策略与方法,另一方面软件提供的功能与企业的管理模式和方法相融合尤为重要。





















(转自:CIO时代网(www.ciotimes.com))

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